INFORMACJA O ZASADACH PRZETWARZANIA

DANYCH OSOBOWYCH

pozyskanych od osoby, której dane dotyczą

1. Informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest AG System sp. z o.o. ul. Senatorska 15, 30 - 106 Kraków (NIP 6772273586), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI KRS pod numerem 260864, tel. (12) 427 00 61, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., zwana dalej Administratorem.

2. Administratorem w zakresie ochrony danych osobowych jest AG System Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie ul. Senatorska 15, 30-106 Kraków, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. tel. 12 427 00 61

Wszelkie zastrzeżenia co do zasad przetwarzania danych osobowych, wnioski, uwagi, pytania, żądania należy zgłaszać w/w osobie.

3. (Cel przetwarzania i podstawa) Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie art. 6.1.b), c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... nr 2016/679, z dnia 27.04.2016 roku (zwanego dalej RODO), to jest w celu:

- realizacji umowy,

- wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratora (np. odprowadzania podatków, udzielenie odpowiedzi komornikowi, sądowi, policji...),

- realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, np. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony jego roszczeń czy praw przed sądem.

4. Kategorie danych osobowych, które będą podlegać przetwarzaniu:

Imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mailowy, służbowy telefon stanowią podstawowe identyfikatory każdej osoby fizycznej w tym pracownika w obrocie prawnym. Ocenia się, że dziennie pracownicy Administratora otrzymują około kilkudziesięciu dokumentów z w/w danymi pochodzącymi od pracowników innych firm i urzędów. Z uwagi na ilość otrzymywanych codziennie informacji Administrator nie ma technicznych możliwości powiadamiania każdej osoby, która złożyła swój podpis na dokumencie (np. pochodzącym z urzędu), o przetwarzaniu jej danych osobowych, ewentualnie występowania o zgodę na to. W dodatku – zdaniem Administratora – brak jest podstaw do takiego powiadamiania, albowiem zgodnie z art. 2.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... (zwanym dalej RODO) rozporządzenie to należy stosować wyłącznie w odniesieniu do zbioru danych. Natomiast pojedynczy dokument nie jest zbiorem i nie stanie się także nim w przypadku składowania go z innymi dokumentami np. w segregatorze. Zgodnie z art. 4.6) RODO, istotą zbioru jest możliwość wyszukiwania danych osobowych według określonych kryteriów. Tak więc w przypadku segregatora trudno mówić o możliwość odnalezienia w nim imienia i nazwiska pracownika znajdującego się na pieczątce po określonym kryterium. Odnaleźć w segregatorze można co najwyżej dokument, ale nie dane konkretnej osoby. Gdyby przyjąć nawet odmienną interpretację, to i tak treść art. 11 i 14.5.b) RODO dawałaby podstawy do odstąpienia o informowaniu o przetwarzaniu danych osoby opisane w kategorii drugiej.

Osobną kategorię stanowią osoby, które podpisują imieniem i nazwiskiem wysyłane przez siebie e-maile kierowane do Administratora bądź jego pracowników. E-maile te podzielić można na dwie kategorie.

Po pierwsze na e-maile zawierające reklamy, oferty i inną podobną niezamówioną korespondencję, którą Administrator nie jest zainteresowany. Należy uznać, że dane osobowe zawarte w tego typu korespondencji nie podlegają RODO, nie są to bowiem dane „zbierane”, czy też „pozyskiwane” przez Administratora. Administrator nie ma wpływu na ilość przesyłanych mu reklam i innej niepotrzebnej (niezamówionej) korespondencji. Zdaniem Administratora, pojęcie „pozyskania” należy rozumieć wąsko i ograniczać do przypadków, w których Administrator w jakikolwiek sposób zabiega o uzyskanie tych danych, ewentualnie inspiruje ich otrzymanie. W konsekwencji e-maile tej treści będą pozostawiane bez odpowiedzi.

Drugą kategorię stanowią e-maile wysyłane od osób obcych w stosunku do Administratora (np. pracowników innych spółek, ich prezesów, urzędników), aczkolwiek zatrudnionych w podmiotach pozostających z Administratorem w relacjach prawnych. W takim przypadku każda z tych osób jest informowana o zasadach przetwarzania jej danych osobowych w zwrotnej korespondencji e-mailowej, gdzie w stopce Administratora znajduje się odesłanie do niniejszego pliku.

Kolejną kategorię stanowią dane osób uprawnionych do reprezentacji przedsiębiorców wpisanych do właściwego rejestru, wspólnicy, prokurenci itp. Administrator stoi na stanowisku, że dane te jako jawne i wynikające z rejestrów nie podlegają ochronie w świetle RODO.

5.1. (Informacje o odbiorcach danych) Administrator przewiduje możliwość przekazywania Pani/Pana danych osobowych podmiotom trzecim, gdy będzie to konieczne celem realizacji prawnych obowiązków, w szczególności na żądanie organów kontrolnych, sądu, prokuratury, czy też innych organów administracji.

5.2 Dane osobowe takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, telefon służbowy, e-mail służbowy stanowią podstawowe identyfikatory osób fizycznych w obrocie prawnym, które powszechnie zamieszczane są w e-mailach i na dokumentach. Administrator nie ma możliwości ich usuwania z posiadanych przez siebie dokumentów i e-maili (np. zakreślania imion i nazwisk na dokumentach urzędowych). Należy się też liczyć z tym, że dokumenty te i e-maile w ramach zwykłego wykorzystania w obrocie prawnym mogą być udostępniane osobom trzecim.

6. (Okres przechowywania danych) Dane osobowe znajdujące się na podpisywanych przez Panią/Pana dokumentach (np. umowach, wezwaniach do zapłaty, korespondencji z kontrahentami, urzędami, fakturach...), a także zawarte w wysyłanych przez Panią/Pana e-mailach będą przechowywane przez Administratora do czasu wygaśnięcia wszelkich roszczeń, praw i obowiązków Administratora związanych z tymi dokumentami lub e-mailami.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

8. Przysługuje Pani/Panu także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. W przypadku, gdy dane osobowe podane zostały przez Panią/Pana dobrowolnie, przysługuje Pani/Panu prawo cofnięcia zgody.

10. Administrator nie przewiduje profilowania Pani/Pana danych osobowych.

***

INFORMACJA O ZASADACH PRZETWARZANIA

DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW

(oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, umowy o dzieło

i innego podobnego stosunku prawnego)

1. Informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest AG System sp. z o.o. ul. Senatorska 15, 30 - 106 Kraków (NIP 6772273586), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI KRS pod numerem 260864, tel. (12) 427 00 61, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., zwana dalej Administratorem.

2. Administratorem w zakresie ochrony danych osobowych jest AG System Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie ul. Senatorska 15, 30-106 Kraków, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. tel. 12 427 00 61. W przypadku zmiany w/w osoby lub jej odwołania informacje w tym przedmiocie podawane będą niezwłocznie na stronie internetowej Administratora.

Wszelkie zastrzeżenia co do zasad przetwarzania danych osobowych, wnioski, uwagi, pytania, żądania należy zgłaszać w/w osobie.

3. (Cel przetwarzania i podstawa) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6.1.b), c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... nr 2016/679, z dnia 27.04.2016 roku (zwanego dalej RODO), to jest w celu:

- realizacji umowy o pracę (zlecenie, o dzieło lub innego podobnego stosunku cywilnoprawnego nawiązywanego poza działalnością gospodarczą zleceniobiorcy),

- wypełniania obowiązków prawnych Administratora (np. złożenia deklaracji do ZUS, odprowadzania podatków, udzielenie odpowiedzi komornikowi, sądowi, policji...),

- realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, np. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony jego roszczeń czy praw,

- prowadzenia działalności gospodarczej przez Administratora zgodnie z treścią PKD i jego funkcjonowania w obrocie prawnym.

4.1. (Informacje o odbiorcach danych) Administrator przewiduje możliwość przekazywania Pani/Pana danych osobowych podmiotom trzecim, gdy będzie to konieczne celem realizacji prawnych obowiązków, w szczególności rozliczeń z ZUS, US, na żądanie sądu, prokuratury, czy też innych organów administracji.

4.2 Dane osobowe pracownika ¹ takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, telefon służbowy, e-mail służbowy stanowią jego podstawowe identyfikatory w obrocie prawnym związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa Pracodawcy, z tego też powodu nie ma możliwości objęcia ich tajemnicą. Administrator zastrzega sobie możliwość przekazywania podstawowych, a wskazanych powyżej Pani/Pana danych swoim kontrahentom, pracownikom, współpracownikom, urzędom, innym podmiotom, jeżeli jest to konieczne do prowadzenia działalności Administratora, realizacji zawieranych przez niego kontraktów, inwestycji budowlanych, jego komunikacji z urzędami, innymi organami administracji, jednym słowem do prawidłowego funkcjonowania spółki w obrocie gospodarczym i prawnym. Pozostałe dane osobowe podlegają szczególnej ochronie.

5. (Okres przechowywania danych) Dane osobowe znajdujące się na podpisywanych przez Panią/Pana dokumentach (np. umowach, wezwaniach do zapłaty, korespondencji z kontrahentami, urzędami, fakturach...), a także zawarte w wysyłanych przez Panią/Pana e-mailach będą przechowywane przez Administratora także po ustaniu stosunku pracy, to jest do czasu wygaśnięcia wszelkich roszczeń, praw i obowiązków Administratora związanych z tymi dokumentami lub e-mailami.

6. (Okres przechowywania danych) Dane zawarte w aktach osobowych oraz w dokumentacji sporządzanej przez Administratora na rzecz organów administracji, w szczególności ZUS, US, organów kontrolnych przechowywane będą do czasu wygaśnięcia wszelkich roszczeń, praw i obowiązków Administratora z tym związanych.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

8. Przysługuje Pani/Panu także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.1. Podanie przez Panią/Pana danych określonych w art. 22(1) Kodeksu pracy jest warunkiem zawarcia umowy o pracę.

9.2. W przypadku, gdy dane osobowe podane zostały przez Panią/Pana dobrowolnie, przysługuje Pani/Panu prawo cofnięcia zgody.

10. Administrator nie przewiduje profilowania Pani/Pana danych osobowych.

11. Kategorie danych osobowych, które będą podlegać przetwarzaniu:

- dane wrażliwe (takie jak np. choroba, ciąża, stan rodzinny, pogrzeb...) będą przetwarzane, jeżeli jest to konieczne do wypłacenia zasiłków, zwolnienia z pracy czy też prawidłowego skalkulowania świadczeń o charakterze podatkowym,

- dane osobowe zbierane zgodnie z art. 22(1) Kodeksu pracy w związku z faktem zatrudnienia,

- szczególną kategorią danych, mieszczących się częściowo w dyspozycji art. 22(1) Kodeksu pracy jest imię i nazwisko, do którego w trakcie zatrudnienia dodawany jest zazwyczaj numer telefonu służbowego, służbowy adres e-mail, natomiast umowa o pracę określa dodatkowo stanowisko. Dane te, jak napisano wcześniej, stanowią podstawowe identyfikatory pracownika w obrocie prawnym i są niezbędne do wykonywania przez niego obowiązków służbowych, z tego też powodu musi się on liczyć z tym, że mogą być one przekazywane przez Pracodawcę osobom trzecim w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej wskazanej w PKD.

***

INFORMACJA O ZASADACH PRZETWARZANIA

DANYCH OSOBOWYCH

pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą

1. Informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest AG System sp. z o.o. ul. Senatorska 15, 30 - 106 Kraków (NIP 6772273586), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI KRS pod numerem 260864, tel. (12) 427 00 61, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., zwana dalej Administratorem.

2. Administratorem w zakresie ochrony danych osobowych jest AG System Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie ul. Senatorska 15, 30-106 Kraków, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. tel. 12 427 00 61. W przypadku zmiany w/w lub jego odwołania informacje w tym przedmiocie podawane będą na stronie internetowej Administratora.

Wszelkie zastrzeżenia co do zasad przetwarzania danych osobowych, wnioski, uwagi, pytania, żądania należy zgłaszać w/w osobie.

3. (Cel przetwarzania i podstawa) Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie art. 6.1.b), c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... nr 2016/679, z dnia 27.04.2016 roku (zwanego dalej RODO), to jest w celu:

- realizacji umowy,

- wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratora (np. odprowadzania podatków, udzielenie odpowiedzi komornikowi, sądowi, policji...),

- realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, np. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony jego roszczeń czy praw przed sądem.

4. Kategorie danych osobowych, które będą podlegać przetwarzaniu:

Imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mailowy, służbowy telefon stanowią podstawowe identyfikatory każdej osoby fizycznej w tym pracownika w obrocie prawnym. Ocenia się, że dziennie pracownicy Administratora otrzymują około kilkudziesięciu dokumentów z w/w danymi pochodzącymi od pracowników innych firm i urzędów. Z uwagi na ilość otrzymywanych codziennie informacji Administrator nie ma technicznych możliwości powiadamiania każdej osoby, która złożyła swój podpis na dokumencie (np. pochodzącym z urzędu), o przetwarzaniu jej danych osobowych, ewentualnie występowania o zgodę na to. W dodatku – zdaniem Administratora – brak jest podstaw do takiego powiadamiania, albowiem zgodnie z art. 2.1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... (zwanym dalej RODO) rozporządzenie to należy stosować wyłącznie w odniesieniu do zbioru danych. Natomiast pojedynczy dokument nie jest zbiorem i nie stanie się także nim w przypadku składowania go z innymi dokumentami np. w segregatorze. Zgodnie z art. 4.6) RODO, istotą zbioru jest możliwość wyszukiwania danych osobowych według określonych kryteriów. Tak więc w przypadku segregatora trudno mówić o możliwość odnalezienia w nim imienia i nazwiska pracownika znajdującego się na pieczątce po określonym kryterium. Odnaleźć w segregatorze można co najwyżej dokument, ale nie dane konkretnej osoby. Gdyby przyjąć nawet odmienną interpretację, to i tak treść art. 11 i 14.5.b) RODO dawałaby podstawy do odstąpienia o informowaniu o przetwarzaniu danych osoby opisane w kategorii drugiej.

Osobną kategorię stanowią osoby, które podpisują imieniem i nazwiskiem wysyłane przez siebie e-maile kierowane do Administratora bądź jego pracowników. E-maile te podzielić można na dwie kategorie.

Po pierwsze na e-maile zawierające reklamy, oferty i inną podobną niezamówioną korespondencję, którą Administrator nie jest zainteresowany. Należy uznać, że dane osobowe zawarte w tego typu korespondencji nie podlegają RODO, nie są to bowiem dane „zbierane”, czy też „pozyskiwane” przez Administratora. Administrator nie ma wpływu na ilość przesyłanych mu reklam i innej niepotrzebnej (niezamówionej) korespondencji. Zdaniem Administratora, pojęcie „pozyskania” należy rozumieć wąsko i ograniczać do przypadków, w których Administrator w jakikolwiek sposób zabiega o uzyskanie tych danych, ewentualnie inspiruje ich otrzymanie. W konsekwencji e-maile tej treści będą pozostawiane bez odpowiedzi.

Drugą kategorię stanowią e-maile wysyłane od osób obcych w stosunku do Administratora (np. pracowników innych spółek, ich prezesów, urzędników), aczkolwiek zatrudnionych w podmiotach pozostających z Administratorem w relacjach prawnych. W takim przypadku każda z tych osób jest informowana o zasadach przetwarzania jej danych osobowych w zwrotnej korespondencji e-mailowej, gdzie w stopce Administratora znajduje się odesłanie do niniejszego pliku.

Kolejną kategorię stanowią dane osób uprawnionych do reprezentacji przedsiębiorców wpisanych do właściwego rejestru, wspólnicy, prokurenci itp. Administrator stoi na stanowisku, że dane te jako jawne i wynikające z rejestrów nie podlegają ochronie w świetle RODO.

5.1. (Informacje o odbiorcach danych) Administrator przewiduje możliwość przekazywania Pani/Pana danych osobowych podmiotom trzecim, gdy będzie to konieczne celem realizacji prawnych obowiązków, w szczególności na żądanie organów kontrolnych, sądu, prokuratury, czy też innych organów administracji.

5.2 Dane osobowe takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, telefon służbowy, e-mail służbowy stanowią podstawowe identyfikatory osób fizycznych w obrocie prawnym, które powszechnie zamieszczane są w e-mailach i na dokumentach. Administrator nie ma możliwości ich usuwania z posiadanych przez siebie dokumentów i e-maili (np. zakreślania imion i nazwisk na dokumentach urzędowych). Należy się też liczyć z tym, że dokumenty te i e-maile w ramach zwykłego wykorzystania w obrocie prawnym mogą być udostępniane osobom trzecim.

6. (Okres przechowywania danych) Dane osobowe znajdujące się na podpisywanych przez Panią/Pana dokumentach (np. umowach, wezwaniach do zapłaty, korespondencji z kontrahentami, urzędami, fakturach...), a także zawarte w wysyłanych przez Panią/Pana e-mailach będą przechowywane przez Administratora do czasu wygaśnięcia wszelkich roszczeń, praw i obowiązków Administratora związanych z tymi dokumentami lub e-mailami.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

8. Przysługuje Pani/Panu także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. W przypadku, gdy dane osobowe podane zostały przez Panią/Pana dobrowolnie, przysługuje Pani/Panu prawo cofnięcia zgody.

10. Administrator nie przewiduje profilowania Pani/Pana danych osobowych.